Rôles et responsabilités du comité de pilotage de projets digitaux.
Sans direction ni gouvernance, un projet digital pourrait ne pas atteindre les objectifs que vous espériez. Un comité de pilotage est un excellent moyen de maintenir ces projets sur la bonne voie.
Composé de dirigeants de haut niveau et d’autres parties prenantes de votre projet digital, le comité de pilotage est une entité qui supervise la mise en œuvre et s’assure que chaque composant est aligné sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Aujourd’hui, nous allons examiner le rôle d’un comité de pilotage dans un projet digital.
Qui doit faire partie d’un comité de pilotage digital ?
Lors de la constitution d’un comité de pilotage digital, vous ferez appel à des décideurs clés de chaque unité commerciale que le projet peut affecter. Le résultat sera un groupe interfonctionnel qui aura l’autorité ultime sur chaque aspect de la mise en œuvre de votre projet digital.
Voici quelques-uns des principaux dirigeants à inclure :
- Le PDG
- Le DSI
- Le chef de projet ERP
- Les responsables métiers concernés par le projet
Le rôle du comité de pilotage
Voyons ce que vous devez attendre d’un comité de pilotage.
1. Fournir une orientation au projet
Tout d’abord, le comité de pilotage est chargé d’assurer la direction générale de votre projet. Il doit se faire le champion du changement et promouvoir les avantages du nouveau logiciel ERP et des nouveaux processus d’entreprise auprès des autres membres de l’équipe de votre entreprise.
En cours de route, il surveillera de près la trajectoire du projet et s’assurera qu’il progresse vers la réalisation de l’état futur souhaité.
2. Assurer l’alignement organisationnel
De nombreux échecs d’ERP sont dus au fait que le système ERP ne répond pas aux attentes. Vous pouvez éviter ce sort en formant un comité de pilotage chargé de veiller à ce que chaque aspect du projet s’aligne sur la stratégie globale de votre entreprise.
Les membres du comité de pilotage doivent examiner régulièrement les résultats du projet pour s’assurer qu’ils correspondent à vos objectifs. Parmi les éléments à examiner figurent divers types de documents relatifs aux processus opérationnels, ainsi que les plans du projet.
3. Contrôlez les délais et les budgets
Il n’est pas rare que les projets ERP prennent plus de temps et coûtent plus cher que prévu. La plupart de ces dépassements sont dus à l’absence de contrôles suffisants du projet.
Par exemple, sans contrôle de projet, les membres de l’équipe peuvent accepter des idées, comme une personnalisation poussée, qui ajoutent du temps et des coûts inutiles.
Pour éviter ce problème, nous recommandons de former un comité de pilotage du projet afin qu’il puisse faire preuve de réalisme et d’une grande prudence.
Chaque fois qu’une personne fait une demande de personnalisation ou de modification, elle doit être soumise au comité pour approbation. De cette façon, il peut analyser les coûts et les risques par rapport aux avantages.
4. Approuver les changements et prendre des décisions
Il est idéaliste de penser qu’un projet ERP se déroule sans heurts du début à la fin, sans qu’il soit nécessaire de corriger le tir. C’est rarement le cas.
Vous pouvez atténuer ces revers en fixant des attentes réalistes et en préparant la sélection et la mise en œuvre de l’ERP bien avant le lancement du projet.
Bien qu’il s’agisse d’un excellent début, ces mesures préventives n’ont qu’une portée limitée. Pour être vraiment prêt à faire face à tout type de changement dans la portée, le calendrier ou le budget de votre projet, un comité de direction est essentiel. Ces membres de l’équipe peuvent examiner les changements demandés et n’approuver que ceux qui sont conformes aux objectifs du projet.
5. Fournir un soutien aux ressources internes
Approuver les changements est une chose, mais mettre en place les personnes chargées de les exécuter en est une autre.
Par exemple, que feriez-vous si vous découvriez que votre projet nécessite un investissement en temps important de la part de vos experts en la matière (PME) ? Un gestionnaire de niveau intermédiaire ne pourrait pas vraiment demander à un expert de prendre du temps sur sa journée chargée pour s’occuper des questions liées au projet.
Dans des cas comme celui-ci, les dirigeants d’un comité de pilotage ont le niveau d’autorité nécessaire pour faire de telles demandes et fournir des ressources de remplacement.
6. Assurer la propriété du projet
Enfin, un comité de pilotage exécutif est chargé de veiller à ce que les cadres de votre entreprise participent activement à l’effort de changement. C’est le meilleur moyen de les maintenir impliqués et de recueillir leur avis à chaque étape critique.
Sans une telle équipe, il est trop facile pour les cadres d’adopter une approche non interventionniste du projet, ce qui pourrait mettre en péril l’ensemble du projet. Plus les membres de votre comité sont impliqués, plus vous serez protégé contre les contretemps et les revers.
Dirigez votre projet dans la bonne direction
La création d’un comité de pilotage ERP est l’une des mesures les plus intelligentes et les plus proactives que vous puissiez prendre pour votre projet et votre entreprise dans son ensemble.