Le collaboratif au service du digital
La transformation digitale des entreprises portant sur les relations internes, à savoir la façon dont tous les collaborateurs de l’entreprise doivent travailler, est profondément impactante. Dans ces projets, le maître mot est alors l’innovation. Or, pour qu’il y ait de l’innovation il faut de la collaboration et donc une ouverture d’esprit. C’est ainsi que le business model glisse vers du collaboratif et de l’esprit de groupe au détriment de la compétition individuelle et surtout une ouverture d’esprit plutôt qu’une culture en silo.
Favoriser l’innovation en mode collaboratif
Auparavant, l’efficacité d’une entreprise se mesurait à son organisation, sans forcément regarder de près l’aspect collaboratif. L’industrie est, en la matière, un cas d’école : les entreprises du secteur automobile ont par exemple mis en place des process organisés qui longtemps n’ont laissé aucune place aux temps morts dans leur chaîne de production. Aujourd’hui, pour aller plus loin dans leur efficacité, les entreprises doivent aussi être capables d’innover dans un cadre collaboratif. Dans une entreprise, les idées ne sont pas uniquement localisées dans les hautes sphères hiérarchiques ou au sein des services R&D, Elles sont disséminées dans toute l’entreprise. Si le besoin d’organisation subsiste, tout l’enjeu consiste donc, aujourd’hui, à susciter la réflexion intellectuelle des hommes et des femmes de l’entreprise pour faire émerger de bonnes idées, de bonnes pratiques et de bonnes stratégies. Il faut, à cet effet, que les entreprises s’équipent des outils qui leur permettront de favoriser en interne le partage des connaissances et d’innover rapidement pour proposer les produits et services attendus par les clients et ne pas se laisser dépasser par l’arrivée des nouveaux concurrents agiles et réactifs comme Uber, Airbnb et autres Amazon».
Partager les connaissances
Le partage des connaissances suppose souvent de repenser la façon dont l’entreprise est managée et d’en digitaliser les processus. « Auparavant, le management des entreprises était organisé de manière hiérarchique, explique Arnaud Blanchard. Avec le digital, il devient transverse ». Il s’agit désormais pour les entreprises de s’organiser autrement, de faire souffler un vent collaboratif, et de constituer des équipes composées des bonnes expertises pour travailler sur des projets précis ou des prestations particulières. Cette organisation transversale suppose aussi que les personnes concernées par un projet, un produit ou une prestation puissent partager leurs documents. Il est important que chacun sache quels échanges ont été réalisés, quels documents ont été utilisés, quel travail de veille a été fait, etc… La démarche est actuellement rendue complexe par la multiplicité, au sein des organisations, des outils de gestion et d’échanges de documents tels que les GED, les intranets et ou les réseaux sociaux d’entreprises. Le travail collaboratif passera alors par la mise en place de nouvelles plates-formes de travail collaboratif, les Digital WorkPlace ». Une plate-forme de travail collaboratif est un espace de travail virtuel qui centralise tous les outils liés à la conduite d’un projet, à la gestion des connaissances ou au fonctionnement d’une organisation et les met à disposition des collaborateurs. Ces outils permettent aux collaborateurs de travailler, collaborer, communiquer dans ou hors de l’entreprise, mais aussi de développer des services et des produits afin de mieux servir les clients ou le public. Des outils qui favorisent également les nouveaux modes de travail tels que a mobilité, le télétravail ou encore les bureaux en open space. Ils servent aussi certains processus métiers internes liés à la gestion des ressources humaines. Une plate-forme collaborative RH permettra par exemple de gérer les demandes de congés, les notes de frais, les demandes de formation ou encore de dématérialiser le dossier du collaborateur et de disposer d’une base de connaissances RH. Elle automatise ainsi un certain nombre de processus, générant des gains de productivité au sein du service RH. Elle leur fournit également une visibilité optimale sur les compétences disponibles dans l’entreprise et lui permet notamment d’anticiper sur ses besoins à en la matière, en fonction de l’évolution de la société et du profil de ses collaborateurs.
