Dans la transformation de l’entreprise, la gouvernance des projets est un indispensable pour garder le cap et rester aligné avec la stratégie globale. Certaines entreprises créent de nouveaux métiers pour porter la transformation alors que d’autres s’appuient sur leurs directions existantes. Quoiqu’il en soit, pour toutes ces entreprises la question de la gouvernance est un enjeu fort dans la réussite de leur transformation. Notre expérience de plus de 20 ans a permis de mettre en évidence  les bonnes pratiques en ce qui concerne les instances de pilotage, le management des projets multiples et la mesure de la performance. Découvrez ici la synthèse

1/ Comité de pilotage : quels enjeux pour quelles nécessités ?

Parmi les bonnes pratiques présentées en terme d’instances, nous avons notamment relevé les initiatives suivantes :

Le comité de la transformation

• Fréquence : hebdomadaire
• Membres :  au moins un membre du codir ou comex, la direction de la transformation, les sponsors des projets, les chefs de projet, les RH et la DSI
• Objectif : piloter le portefeuille des projets, faire le lien entre eux, définir les objectifs de succès, remonter les problématiques et acter les décisions projets

Le comité de pilotage par projet

• Fréquence : mensuelle
• Membres : sponsor projet, équipe projet et éventuellement la direction de la transformation
• Objectif : piloter le projet et analyser les signaux faibles

Le comité de projet

• Fréquence : hebdomadaire
• Membres : équipe projet et éventuellement sponsor projet
• Objectif : mener le projet au quotidien, gérer le planning, régler les problèmes opérationnels

Autres instances en dehors de ces comités “classiques” :

• Une revue hebdomadaire par la direction de la transformation et la direction générale, qui souhaite conserver le contrôle de l’avancée de la transformation..
• Un Change Management office : chargé de définir un framework commun pour la transformation, accompagner toutes les parties prenantes de la communication au change management et les impliquer dans tous les projets

Selon les organisations, la gouvernance des projets de transformation est pilotée par le métier seul ou par le métier avec la DSI mais dans tous les cas la décision finale revient au métier. La DSI et la DRH doivent rester parties prenantes même si la question de leur capacité à jouer un rôle dans l’animation continue est posée dans certaines entreprises.

2.     Manager la multiplicité des projets

Les projets de transformation sont nombreux dans les entreprises et la capacité d’absorption des collaborateurs étant limitée, plusieurs points clés ont été identifiés pour garder le cap :

• Etablir une cartographie de l’ensemble des projets par population de collaborateurs et le calendrier associé.
• Relier les projets entre eux : la transformation n’est pas une somme de projets.
• Etre capable de mesurer l’ancrage global de l’ensemble des projets de transformation, l’ancrage par projet et également individuel.
• Impliquer les RH dans l’animation : mettre en place un accompagnement personnalisé des collaborateurs et des managers intermédiaires en soignant l’expérience utilisateur et axé sur les bénéfices.
• Constituer une équipe projet qui ne soit pas détachée à 100 % sur le projet, pour conserver un lien avec le terrain.
• Communiquer régulièrement sur la finalité des projets, leur donner du sens et de la cohérence au regard de la stratégie globale de transformation.

Des plateformes digitales de conduite du changement, dédiée à l’animation de la réussite des projets de transformation et à l’engagement des collaborateurs, sont conçues pour faciliter le pilotage de multiples projets au sein d’une même organisation et évaluer la capacité d’absorption par les collaborateurs. La plateforme permet entre autres de mesurer l’adoption grâce à des “Success Boards” partagés, intégrant des “Key Success Indicateurs (KSI)” individuels et collectifs, dédiés à chaque projet.

3.     Mesure de la performance

Mesurer et objectiver le ROI de la transformation passe par la définition des bons indicateurs qui vous permettra de poser 100% de l’équation du succès de votre projet.

Les bons KPI de la transformation :

• La définition d’indicateurs clés liés au succès est centrale car elle va permettre de mesurer et piloter la value realisation de votre ou vos projets de transformation.
• Développés sur la méthode Objectives and Key Results (OKR), les Key Success Indicators sont définis en lien direct avec votre stratégie dans une optique d’engagement et d’animation des collaborateurs dans la durée.

Définir 100% de l’équation du succès à travers la mesure :

• Les indicateurs sont directement liés à la richesse des données d’usage que l’on va pouvoir collecter et analyser. Sans données, pas de valorisation possible de l’adoption et de la performance.
• Il est clé d’impliquer les managers dans la création de ces indicateurs afin de rester connecté avec les enjeux “terrain” et de leur fournir un véritable outil de pilotage quotidien de l’adoption et de la performance de leur équipe.
• La transformation est un processus progressif qui doit être animé à chaque étape clé : depuis l’adhésion, en passant par la montée en compétence, pour atteindre l’usage et in fine la performance. Il est donc important de définir les Key Success Indicators en fonction de la phase du projet et de ne pas griller les étapes.
• Par ailleurs, faire évoluer les KSI dans le temps est nécessaire pour les lier aux différentes étapes de succès et mesurer ainsi les efforts de transition pour atteindre la performance attendue pendant la période de transformation.

Pour en savoir plus sur la mise en place des Key Success Indicators et l’animation en continu qui en découle, n’hésitez pas à nous contacter.