5 stratégies de gestion du changement pour la transformation digitale

La gestion du changement est l’une des stratégies les plus importantes pour assurer une transformation réussie ; c’est probablement l’une des raisons pour lesquelles le poste de DSI est aujourd’hui l’un des plus convoités et des plus rémunérés dans le monde des affaires.

Les entreprises qui opèrent dans le paysage commercial moderne se retrouvent de plus en plus souvent à gérer plus que des employés, des clients et des produits.

Elles doivent également gérer l’introduction de nouvelles technologies, l’apparition soudaine de nouvelles opportunités de marché et les changements dans la façon dont les consommateurs choisissent, interagissent et appliquent des normes à leurs marques.

En bref, les entreprises modernes doivent gérer le changement. Pour ce faire, elles doivent modifier leurs stratégies de gestion.

Pourtant, comme pour tout bouleversement radical dans une organisation, il peut être difficile de formuler un plan structuré de gestion du changement.

Les employés peuvent être réticents à « essayer de nouvelles choses ». Il peut être difficile d’obtenir un budget, car les décideurs ne voient pas forcément la nécessité de mettre à jour des processus qui semblent fonctionner. Et même s’ils le font, obtenir l’implication des bonnes personnes dans la mesure où elles doivent l’être peut-être un défi en soi.

La capacité à faire face et à s’adapter au changement au sein d’une organisation devient un élément essentiel de survie pour de nombreuses entreprises modernes dans le paysage actuel de la transformation digitale.

Votre entreprise se prépare-t-elle à entreprendre des changements, ou lutte-t-elle pour les gérer ? Lisez la suite pour savoir comment la gestion du changement a évolué, et ce que vous pouvez faire pour aider à créer une stratégie viable et réussie.

 

Les objectifs de la gestion du changement

Contrairement à la gestion de projet – où il est facile d’indiquer des calendriers, des objectifs tangibles et des résultats spécifiques – la gestion du changement suit une voie plus réactive et indéfinie.

La forme que prend la gestion du changement peut varier d’une organisation à l’autre, mais toutes les stratégies partagent trois objectifs principaux :

– Améliorer le retour sur investissement de la main-d’œuvre. Tous les changements, en particulier ceux associés à la transformation digitale, devraient être installés pour améliorer l’efficacité et la productivité de votre main-d’œuvre. Qu’il s’agisse de la technologie permettant de mieux communiquer entre les services ou des outils permettant de réaliser efficacement un travail de conception qualifié, chaque changement devrait aider vos employés à effectuer leur travail mieux et plus rapidement.

– Pour créer un avantage concurrentiel. Les entreprises évoluent pour devenir meilleures dans ce qu’elles font. En donnant une structure au processus de changement, la gestion du changement aide les entreprises à repérer les opportunités d’obtenir un avantage concurrentiel par la réduction des coûts, la spécialisation, l’innovation ou l’augmentation de la qualité du service.

– Dynamiser et responsabiliser les employés. Des études estiment que quelque 70 % des initiatives de changement échouent en raison d’un manque de soutien de la part des employés. Le changement peut être intimidant, surtout lorsque les utilisateurs ont fait les choses d’une certaine manière pendant longtemps, ou qu’ils craignent que les changements n’entraînent une perte de revenus. La gestion du changement permet de s’assurer que les employés se sentent reconnus et soutenus, ce qui leur permet de soutenir les initiatives de changement.

Problèmes actuels de la gestion du changement dans la transformation digitale

Comme nous l’avons mentionné, apporter de grands changements aux processus d’entreprise existants est souvent un long parcours et n’est pas facile, en particulier lorsqu’il s’agit d’apporter des bouleversements nécessaires à des composantes de l’entreprise qui sont en place depuis de nombreuses années.

Une enquête Harvey Nash/KPMG CIO Survey souligne que seulement 41% des entreprises ont une stratégie digitale à l’échelle de l’entreprise, et que seulement 18% des entreprises considèrent leur utilisation de la technologie digitale comme « très efficace ».

Les échecs des projets de transformation digitale se résument presque toujours à un manque de préparation et de stratégie.

Une communication claire, des objectifs et des rapports d’avancement cohérents, le respect du budget : tous ces éléments sont essentiels pour mener à bien une initiative du début à la fin.

Les entreprises qui sont déçues par les résultats de leurs projets digitaux manquent souvent de direction dans ces domaines clés.

L’une des raisons pour lesquelles les entreprises font de plus en plus souvent appel à des MSP est précisément cette raison : confier la stratégie et la mise en œuvre à un tiers qui a démontré son expertise sur plusieurs années dans des projets similaires est attrayant pour les entreprises qui cherchent à se transformer.

La mise en place d’une stratégie étanche de gestion du changement devrait être la priorité absolue d’une entreprise lorsqu’elle se lance dans l’adoption et la mise en œuvre de nouvelles technologies.

Sans plus attendre, passons aux aspects les plus importants d’une bonne stratégie globale de gestion du changement.

5 stratégies de gestion du changement pour les PME

Les stratégies de gestion du changement sont essentielles à la réussite de toute initiative de changement dans une entreprise, qu’il s’agisse d’une transition spécifique et ciblée au sein d’un service ou d’une transformation digitale importante à l’échelle de l’organisation. Voici cinq bonnes pratiques pour vos étapes de gestion du changement au sein des petites et moyennes entreprises :

1. Commencer par le sommet

Les changements qui affectent le fonctionnement fondamental de l’entreprise affecteront la culture de l’entreprise. Par conséquent, ces changements doivent commencer par la direction.

Le rôle du leadership en période de changement est bien documenté dans la recherche en gestion. Par exemple, la recherche sur le leadership pendant les fusions a révélé que lorsque les dirigeants jouaient un rôle plus actif dans la gestion du changement, le processus de fusion lui-même produisait un environnement de travail plus positif.

La présence, les conseils et le soutien du dirigeant indiquaient à ses employés qu’il était au courant de ce qui se passait et qu’il le soutenait. Cela a permis d’apaiser les craintes, de réduire l’anxiété et d’aider les employés à se sentir plus confiants dans l’avenir.

Un changement qui commence au sommet est le reflet d’une direction engagée, investie et unifiée qui est sur la même longueur d’onde quant à l’avenir de l’entreprise. C’est le seul moyen pour vous de susciter et de promouvoir la culture nécessaire pour encourager le reste de l’entreprise à adhérer au changement.

 

2. Assurez-vous que le changement est nécessaire et souhaitable

Introduire trop de choses trop tôt peut souvent poser d’énormes problèmes si l’entreprise n’a pas mis en place une stratégie solide.

Ce n’est un secret pour personne que de nombreux efforts de transformation digitale se soldent par un échec ou ne répondent pas aux attentes, souvent à un degré préoccupant.

L’une des principales raisons en est que les décideurs ne savent pas comment aborder correctement une transformation digitale et l’impact qu’elle aura sur leur entreprise.

L’absence d’un audit complet peut conduire à la mise en œuvre de solutions inutiles pour les besoins d’une organisation, ce qui signifie des coûts supplémentaires, des formations supplémentaires et des attentes accrues, souvent irréalistes.

Il est d’autant plus pertinent pour les PME qui poursuivent leur transformation digitale d’être conscientes des effets que l’introduction de nouvelles solutions aura sur l’entreprise.

Les solutions proposées seront-elles un avantage global pour la capacité opérationnelle de l’organisation, compte tenu des problèmes d’intégration et de familiarisation du personnel ? Et ceci nous amène au point suivant.

 

3. Minimiser les perturbations

Ce que les employés considèrent comme un changement nécessaire ou souhaitable peut varier selon le département, le niveau ou le dossier de performance. L’indicateur principal ? Dans quelle mesure un changement perturbe leur rôle quotidien.

Comme de nombreux cadres le savent, le fait de devoir modifier des processus existants au sein d’une organisation peut être un véritable casse-tête. Il est essentiel d’atténuer les effets des changements sur les employés.

Trop souvent, l’anxiété des employés face au changement découle de l’introduction de nouvelles stratégies ou technologies conçues pour rendre la gestion et les opérations commerciales plus efficaces.

Par exemple, alors que la direction peut considérer l’introduction de l’automatisation dans les fonctions essentielles de l’entreprise comme un moyen d’économiser du temps et de l’argent, les employés qui étaient auparavant chargés de ces rôles peuvent se sentir remplacés, menacés d’obsolescence ou sans direction.

En outre, la restructuration organisationnelle peut amener les employés qui sont déplacés vers un autre poste à se sentir indignés, confus ou à se demander ce qui n’allait pas dans la structure précédente.

Dans les deux cas, il en résulte une baisse du moral, une augmentation des performances insatisfaisantes et une fuite des cerveaux lorsque les meilleurs éléments s’enfuient. Par conséquent, les perturbations au sein de la main-d’œuvre peuvent être réduites au minimum :

– Planifiant une certaine perturbation et en l’annonçant tôt.

– Fournissant aux employés la formation et les ressources nécessaires pour s’adapter aux changements.

– Encourageant une culture qui soutient le changement ou la transformation.

– Donner aux champions, tels que les chefs de projet ou les chefs d’équipe, les moyens de clarifier et de contextualiser les changements.

– S’assurer que votre service informatique est dans la boucle et prêt à soutenir les changements technologiques ou d’infrastructure.

4. Promouvoir la communication

Nous avons fait allusion à la nécessité d’une bonne communication pendant le changement organisationnel, car elle semble être l’un des facteurs sous-jacents qui déterminent le succès ou l’échec d’une transition ou d’une transformation.

Une excellente communication permet de garder tout le monde sur la même longueur d’onde et d’assurer aux personnes qui subiront le poids de ces changements qu’elles ne sont pas en danger.

Parler du changement de manière franche et ouverte est l’une des choses les plus puissantes que vous puissiez faire pour aider votre entreprise à adopter le changement.

Le MIT a mené une étude sur les effets de la communication des dirigeants aux employés pendant la transformation digitale. Alors que 93 % des employés ont soutenu la transformation digitale une fois qu’elle a été discutée, seuls 36 % des PDG ont suffisamment communiqué leur vision aux employés de leur organisation.

De même, encouragez la communication non seulement des dirigeants aux employés, mais aussi des employés aux dirigeants.

Créez des canaux permettant aux employés de poser des questions ou de faire part de leurs préoccupations. Soutenez la communication entre les services pour favoriser la diffusion des idées et de l’innovation à mesure que les nouveaux processus se mettent en place. Tout comme votre vision, la communication est un facteur d’efficacité et a le potentiel de façonner la culture.

 

5. Reconnaître que le changement est la norme et non l’exception

Traitez-vous le changement comme un projet avec un début et une fin définie ? Vous risquez de rencontrer des difficultés, car le changement n’est pas un projet, mais plutôt un processus continu.

Le monde d’aujourd’hui évolue exceptionnellement vite : la technologie, les marchés, les préférences des consommateurs et même les conditions environnementales se développent et se dissipent en un clin d’œil.

Les entreprises ne doivent pas seulement transformer leurs opérations pour être en mesure de suivre le rythme de leurs clients. Elles doivent également anticiper le changement et s’y préparer lorsqu’il se produit.

La Harvard Business Review définit la préparation au changement comme « la capacité à initier et à répondre continuellement au changement de manière à créer des avantages, à minimiser les risques et à maintenir les performances ».

Cela vous semble familier ? Il s’agit ni plus ni moins des objectifs de la gestion du changement décrits précédemment. Vous ne pouvez être prêt au changement que si vous reconnaissez que le changement est la norme, et non l’exception à la règle.

 

Conclusion

– Les organisations sont uniques – le changement les affecte de différentes manières. Les stratégies de gestion du changement seront différentes dans une constellation d’organisations.

– Un changement réussi, qu’il soit grand ou petit, nécessite un leadership engagé et actif qui favorise une bonne communication, une culture de l’apprentissage et une vision claire de ce que ce changement implique.

– Le changement est un élément inévitable et vital de la gestion d’une entreprise dans le monde d’aujourd’hui. Cependant, en adoptant une préparation au changement, les entreprises peuvent transformer le changement en une opportunité plutôt qu’en un défi.

– Tout changement entraîne des perturbations sur le lieu de travail, mais vous pouvez atténuer les perturbations néfastes tout en leur permettant d’insuffler de l’innovation dans vos activités.

Les solutions technologiques avancées aident les entreprises à obtenir et à conserver un avantage concurrentiel dans leur secteur. En tirant parti des outils disponibles, vous pouvez augmenter la productivité du personnel et réduire les coûts, ce qui permet à votre entreprise de bénéficier d’une plus grande capacité d’exploitation et d’offrir une expérience client supérieure.